Voordelen van het gebruik van duidelijke taal in legal design

Introductie

"Binnen het bestek van deze verhandeling zullen we de voordelen toelichten die voortvloeien uit het oordeelkundig gebruik van duidelijke en ondubbelzinnige bewoordingen bij het opstellen van onze juridische documenten.”

Dit kan aanvoelen als een overdreven ingewikkelde manier om het volgende te vertellen: in dit artikel zullen we kijken naar de voordelen van het gebruik van duidelijke taal in onze juridische documenten. Dit lijkt misschien flauw, maar dit is hoe de meerderheid van de mensen juridische documenten ervaart.

Wat: een essentieel onderdeel van legal design is het gebruik van klare taal. Gewone taal is communiceren met je publiek op een manier die ze begrijpen als ze het de eerste keer lezen of horen. Dit is een andere manier waarop legal design zich inzet voor toegankelijkheid en inclusiviteit.

Waarom is het belangrijk: Duidelijke en ongecompliceerde taal maakt juridische documenten toegankelijk voor iedereen. Laaggeletterden of mensen met een taalbarrière hebben vaak hulp nodig bij het begrijpen van juridische documenten. Onbegrip of ontoegankelijkheid van noodzakelijke informatie kan ernstige gevolgen hebben, vooral in een juridische context. Duidelijke taal is een uitstekende manier om deze obstakels op te lossen.

Dit is dus eigenlijk EEN zin 🥶:

“Article 2(2)(b) of Directive 2000/78 must be interpreted as meaning that a difference of treatment indirectly based on religion or belief, arising from an internal rule of an undertaking prohibiting workers from wearing any visible sign of political, philosophical or religious beliefs in the workplace, may be justified by the employer’s desire to pursue a policy of political, philosophical and religious neutrality with regard to its customers or users, provided, first, that that policy meets a genuine need on the part of that employer, which it is for that employer to demonstrate, taking into consideration, inter alia, the legitimate wishes of those customers or users and the adverse consequences that that employer would suffer in the absence of that policy, given the nature of its activities and the context in which they are carried out; secondly, that that difference of treatment is appropriate for the purpose of ensuring that the employer’s policy of neutrality is properly applied, which entails that that policy is pursued in a consistent and systematic manner; and, thirdly, that the prohibition in question is limited to what is strictly necessary having regard to the actual scale and severity of the adverse consequences that the employer is seeking to avoid by adopting that prohibition.” (Court of Justice of the EU judgement final paragraph of C-804/18: IX v WABE eV and MH Müller Handels GmbH v MJ.)

Betere juridische ervaringen creëren

Een betere juridische ervaring voor iedereen kan worden gecreëerd door duidelijke taal te gebruiken. Dit beperkt zich niet alleen tot de niet-juridische lezers, maar kan ook het bedrijfsleven een aanzienlijke impuls geven. Het begint met het stellen van de vraag: wat wil ik bereiken en hoe moet ik dat communiceren? Is ingewikkeld juridisch jargon nodig? In de meeste gevallen kan het zonder.

Bijvoorbeeld, in plaats van "ingevolge" te schrijven, kun je de meer eenvoudige zin "volgens" gebruiken. In plaats van "niettegenstaande" gebruik je "ondanks". Deze kleine veranderingen kunnen de toegankelijkheid van je juridische documenten aanzienlijk beïnvloeden.

Nog een voorbeeld van iets dat moeilijk te begrijpen is: "Niettegenstaande enige andersluidende bepaling hierin, heeft de partij van de eerste partij de volledige bevoegdheid en discretie om alle acties te ondernemen die nodig zijn om haar belangen te beschermen." In gewone taal zou het er als volgt uitzien: " Onafhankelijk van al het andere in dit document kan de eerste partij doen wat zij moet doen om zichzelf te beschermen.”

Duidelijke taal maakt juridische documenten ook efficiënter. In plaats van tijd te verspillen aan het ontcijferen van juridisch jargon, kunnen cliënten en advocaten zich concentreren op de inhoud van het document. Dit vereenvoudigen kan tijd en geld besparen voor alle betrokkenen.

Duidelijke taal kan ook helpen bij het scheppen van vertrouwen tussen partijen. Tussen jou en de cliënt, maar ook tussen jouw cliënten en hun cliënten die de documenten met eenvoudige en gemakkelijk te begrijpen taal gebruiken. Uiteindelijk willen mensen zaken doen en dat is gebaseerd op vertrouwen. Juridische zaken komen erbij om de deal veilig te stellen, maar het begint met vertrouwen. Eenvoudige taal is derhalve een smeermiddel voor zaken.

Contracten geschreven door juristen, voor juristen

Het gebruik van ingewikkelde en ontoegankelijke taal is lang een stereotype geweest van de juridische industrie. Breken met deze 'traditie' is een mooie stap voorwaarts naar toegankelijkheid en inclusiviteit. Het omarmen van duidelijke taal kan helpen om van dit negatieve etiket af te komen.

Een leesbaar contract is een kort contract. Houd het kort, maar doe geen afbreuk aan de boodschap. Dit is niet altijd een gemakkelijke opgave; Cicero zei het al eerder:

Als ik meer tijd had, had ik een kortere brief geschreven."
– Marcus Tullius Cicero, filosoof en staatsman.

Het schrijven van lange en ingewikkelde contracten kan bijna elke traditionele advocaat. De superhelden van het recht zullen degenen zijn die deze complexe contracten kunnen inkorten en begrijpelijker kunnen maken. 🦹

Hoe krijg je grip op het schrijven van duidelijke taal🕵️

Om een superheld van de juridische wereld te worden, is schrijven in gewone taal een belangrijke vaardigheid om onder de knie te krijgen. Hier volgen enkele tips over hoe je je vaardigheden in klare taal schrijven kunt verbeteren:

1. Gebruik eenvoudige woorden: Vermijd lange of ingewikkelde termen als er een eenvoudiger alternatief bestaat. Gebruik woorden die algemeen gebruikt worden en door de meeste mensen gemakkelijk worden begrepen.
2. Houd zinnen kort: Lange, ingewikkelde zinnen kunnen een uitdaging zijn om te lezen en te begrijpen. Probeer je zinnen kort en bondig te houden.
3. Gebruik actieve taal: Bij actieve taal handelt het onderwerp van de zin. Het gebruik van de actieve stem maakt het schrijven boeiender en makkelijker te begrijpen. Bijvoorbeeld:
4. Passieve toon: "Bij niet-naleving van alle vergunningen en voorwaarden worden obligaties ingehouden."
5. Actieve toon: We houden je borg in als je niet aan alle vergunningsvoorwaarden voldoet.
6. Behapbare complexe ideeën: Als je een moeilijk concept moet communiceren, breek het dan op in kleinere delen. Gebruik kopjes, opsommingstekens of (genummerde) lijsten om de informatie gemakkelijker verteerbaar te maken. Deze tactiek is ook iets wat heel goed te koppelen is aan toegankelijkheid en UX-ontwerp. Je kunt onze andere artikelen raadplegen voor meer informatie!
7. Test je tekst: Als je eenmaal een document hebt geschreven, test het dan met iemand die onbekend is met het onderwerp/product. Vraag hen of ze begrepen hebben wat er geschreven is, en zo niet, welke onderdelen verduidelijkt moeten worden.
8. Lees en leer van voorbeelden: Het lezen van voorbeelden teksten in eenvoudige taal kan je helpen te begrijpen hoe je een tekst kunt structureren en bondig kunt presenteren.

Richtlijnen voor duidelijke taal

De vraag naar het gebruik van klare taal wordt steeds breder gedragen in de samenleving. Dit is iets wat overheden kunnen eisen en afdwingen en gelukkig is er beweging op dit front.

Tot die tijd kun je al een positieve invloed hebben in de juridische sector door zaken te vereenvoudigen en juridische zaken toegankelijk te maken. Maar wees je ervan bewust dat dit een moeilijke vaardigheid is om onder de knie te krijgen en, zoals Richard Feynman deed met zijn onderwijsvaardigheden, veel toewijding vergt.

Duidelijke taal is een essentieel onderdeel van legal design. Het opnemen ervan in je werk kan juridische documenten toegankelijker, efficiënter en betrouwbaarder maken. Dus, de volgende keer dat je een juridisch document opstelt, probeer dan (wat) klare taal te gebruiken.

Voor nu kunnen we een (niet-complete) lijst van duidelijke taal lessen delen om je op weg te helpen:

1. The Plain Language Action and Information Network (PLAIN): https://www.plainlanguage.gov/
2. The Center for Plain Language: https://centerforplainlanguage.org/
3. The International Plain Language Federation: https://www.iplain.org/
4. The US Government's Plain Language website: https://www.plainlanguage.gov/
5. The European Union's Publications Office guide to writing in plain language: https://op.europa.eu/en/web/eu-vocabularies/writing-in-plain-language

Je kunt ook onze andere beginnersgidsen "legal design" en "design thinking" lezen.

‍