“Dat staat in de contracting policy!” is een veelgehoorde uitspraak op iedere legal & compliance afdeling.
Veel bedrijven hebben een policy over het sluiten van contracten en vertegenwoordigingsbevoegdheid. Bij iedereen heet ‘ie anders (contract playbook, contract policy, bill of authority, etc.), maar ze hebben allemaal één ding gemeen: niemand leest ze. Oké, behalve die legal & compliance afdeling dan.
En dat is niet zo gek, want contracting policies zijn vaak saai, lang en bestaan voor 99% uit informatie die voor dat specifieke contract niet relevant is. En het is vaak lastig om bij die ene procent uit te komen.
Hoe dat komt? Policies zijn vaak vanuit het perspectief van de afzender geschreven. En niet vanuit het perspectief van de gebruiker.
In het slechtste geval betekent dit dat de regels uit de policy niet worden nageleefd. En in het beste geval dat de legal & compliance afdeling vragen krijgt over zaken die glashelder in de policy staan.
Dat kan en moet anders. Hoe dan? Met interactieve click guides.
Wat zijn interactieve click guides?
Zie een policy als een roman die je van kaft tot kaft moet lezen om alles te begrijpen. Een interactieve click guide is als een videospel: de acties van de gebruiker bepalen het verhaal en de uitkomst.
Een voorbeeld: dit is hoe je een policy leest.
En dit is hoe je een interactieve click guide gebruikt:
Het belangrijkste verschil: bij een interactieve click guide is de gebruiker de baas en navigeert deze met slimme knoppen naar de relevante informatie. Daarbij leest de gebruiker dus niet de hele policy, maar alleen het gedeelte relevant is voor een specifieke situatie.
Dit is mogelijk doordat de click guide is opgebouwd uit meerdere informatielagen. De gebruiker kan daarmee navigeren naar kernonderwerpen, en desgewenst de diepte induiken om meer te lezen.
Wanneer gebruik je interactieve click guides?
Interactieve click guides zijn ideaal voor policies met vaste stappen, zoals policies over contracteringsprocessen en vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Click guides lenen zich ook goed voor policies over:
- datalekken
- klachtenprocedures
- klokkenluidersregelingen
- WWFT compliance
Onze gedachten over AI
Bij Patroon houden we van AI. Check bijvoorbeeld onze AI tool feitlijn.nl. AI biedt ook nieuwe mogelijkheden om policy’s gebruiksvriendelijker te maken. Zo zijn er compliance chatbots waar gebruikers hun compliance vragen razendsnel beantwoord krijgen. Toch is dit niet voor iedere policy een goede oplossing. Een chatbot vereist dat de gebruiker de juiste vragen stelt, waarvoor basiskennis over het onderwerp nodig is. En daar wringt de schoen. Want een policy heeft naast een beslisfunctie, ook een informatieve functie. Die informatieve functie valt volledig weg met een AI chatbot.
Hoe maak je een interactieve click guide?
Het doel van een interactieve click guide is om de juiste informatie voor de gebruiker of de situatie te presenteren. Zo snel mogelijk. Hoe bereik je dat doel?
1. Weet wat er in de policy staat en wie de gebruikers zijn
Zorg ervoor dat je de policy van binnen en buiten kent. En hoe de policy wordt gebruikt door je collega’s. Ga bijvoorbeeld na welke vragen jouw afdeling het vaakst krijgt en maak daar een top 10 van. Dat is een (datagedreven!) manier om erachter te komen waar je collega’s in de praktijk behoefte aan hebben, en de policy zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de gebruiker.
2. Ga op zoek naar de grote onderscheidende factor in de policy
Het doel is om de lap tekst uit de policy te vertalen naar een logische beslisboom. Daarvoor moet je de verschillende stappen en afhankelijkheden in kaart brengen, en deze in een logische volgorde plaatsen.
Je begint met het bepalen van de allereerste en allerbelangrijkste afslag. Dat is de onderscheidende factor die het meest bepalend is voor welke procedure gevolgd moet worden. Dat kan bijvoorbeeld zijn:
- Contractwaarde: de waarde bepaalt welke procedure van toepassing is.
- Contractspartij: de procedure verschilt per entiteit (bijv. België vs. Nederland).
- Soort contract: er zijn verschillende procedures voor, bijvoorbeeld, diensten en producten.
Er zijn altijd meerdere onderscheidende factoren. Bijvoorbeeld: zowel de contractwaarde als de contracterende entiteit zijn van belang voor de te volgen procedure. Maar het gaat erom dat je eerst de grootste afslag bepaalt.
3. Maak de volledige beslisboom
Vervolgens breng je alle verschillende routes voor de verschillende situaties in kaart. Daarbij is de uitkomst van stap 2 (de belangrijkste afslag) je startpunt. Naast die belangrijke afslag, breng je ook alle andere keuzemomenten in kaart die bepalen welke procedure er moet worden gevolgd en wie vertegenwoordigingsbevoegd is. Dit kan bijvoorbeeld zijn:
- Het onderwerp van het contract
- De waarde van het contract
- De contractspartij
Je kunt hiervoor een whiteboard gebruiken met sticky notes of een tool als Miro of Mindnode.
4. Van beslisboom naar pagina’s
De grote flowchart die je in stap 3 hebt gemaakt, vormt de basis voor de pagina-structuur van je nieuwe policy. Naast de verschillende keuzemomenten, wil je waarschijnlijk ook informatieve pagina’s toevoegen die uitleg geven over het beleid of een proces.
Schrijf de content voor de pagina’s helemaal uit. Geef in de tekst ook aan waar je een button wilt plaatsen waarmee de gebruiker naar een andere pagina kan navigeren. Het kan helpen om een kleur- of nummer codering te gebruiken zodat je de pagina’s aan de beslisboom kunt linken.
5. Maak je basisontwerp
Je weet nu welke pagina’s je nodig hebt en welke informatie er op deze pagina’s moet staan. Je kunt nu ook de verschillende soorten paginafuncties bepalen. Zo heb je waarschijnlijk:
- een startpagina
- uitlegpagina’s, met uitleg over een stap, proces of beleid.
- keuzepagina’s, waar de gebruiker een keuze maakt.
- uitkomstpagina’s, met de relevante informatie voor een specifieke situatie.
Maak een ontwerp voor iedere paginasoort. Vergeet daarbij niet de navigatie-elementen. Zorg ervoor dat deze knoppen ook duidelijk herkenbaar zijn als knoppen en voeg een uitleg toe hoe de gebruiker door de click guide kan navigeren.
Maak een ontwerp voor iedere paginasoort. Vergeet daarbij niet de navigatie-elementen. Je kunt hiervoor PowerPoint gebruiken, of een ontwerptool zoals Figma.
6. Invullen maar!
Je hebt nu de content voor alle pagina’s en het ontwerp voor de verschillende pagina’s. Je raadt het al: het is nu een kwestie van invullen.
7. Interactiviteit
In de beslisboom heb je bepaald welke pagina’s naar elkaar linken. Mogelijk heb je ook al bedacht welke geitenpaadjes je wilt aanleggen in het document. In deze laatste stap zorg je ervoor dat de knoppen naar de juiste pagina linken.
Gebruik je hiervoor Powerpoint? Werk dan met diamodellen voor de knoppen die op iedere pagina terugkomen, bijvoorbeeld de knoppen in het hoofdmenu. Je hoeft deze dan maar 1 keer te linken.
8. Testen
Vraag een collega om de click guide te testen Zijn alle stappen duidelijk? Is de navigatie begrijpelijk en intuïtief? Haal zoveel mogelijk informatie op en verwerk de geleerde lessen in je ontwerp.
Je leert waarschijnlijk het meeste van een collega die niet erg bekend is met de policy.
Waarom investeren in een click guide de moeite waard is
Oké. We hebben het maken van een click guide teruggebracht naar 7 overzichtelijke stappen. Maar de realiteit is – zoals altijd – een stuk weerbarstiger. Het maken van een interactieve compliance guide kost tijd. Veel tijd.
Het uittekenen van je compliance processen zorgt misschien ook voor het inzicht dat niet alle processen even logisch zijn. Dit zijn waardevolle inzichten, die er soms ook toe leiden dat je terug moet naar de tekentafel.
Maar geloof ons, het is het echt allemaal waard. Want een gebruiksvriendelijke policy, in de vorm van een click guide, zorgt voor:
- meer begrip van de regels
- betere naleving van de regels
- minder risico
- minder vragen over de policy
- blijere collega’s en een blijer legal & compliance team (met meer tijd).
Heb je hulp nodig bij het maken van een interactieve policy? Laat het dan weten. We denken graag met je mee.
“Ik ben diep onder de indruk van de manier waarop Patroon onze juridische documentatie doorneemt. Ze halen juridische inconsistenties eruit en brengen het terug naar de basis.”
- Compliance Manager
