Introductie
Als jurist werk je regelmatig met gevoelige informatie die niet altijd bedoeld is om gedeeld te worden. Bij het versturen van Word-documenten bestaat het risico dat onbedoeld metadata, commentaar, verborgen tekst of persoonlijke informatie wordt meegestuurd. Dit kan niet alleen gênant zijn, maar ook vertrouwelijke gegevens blootleggen of zelfs leiden tot schending van de privacywetgeving.
Word biedt een krachtige functie om dit te voorkomen: Document Inspector. Met deze tool kun je systematisch alle verborgen en persoonlijke informatie in je document identificeren en verwijderen voordat je het deelt. In deze les ontdek je hoe je deze functie effectief kunt gebruiken om je juridische documenten te beschermen.
Stap-voor-stap handleiding voor Document Inspector
1. Open Document Inspector
- Ga naar Bestand > Info
- Klik op de knop Controleren op problemen
- Selecteer Document inspecteren uit het dropdown menu
- Let op: Deze functie is alleen beschikbaar voor Windows-gebruikers
2. Selecteer wat je wilt controleren
In het Document Inspector-venster zie je verschillende categorieën die je kunt controleren:
- Opmerkingen en versies: Verwijdert commentaar en wijzigingen
- Documenteigenschappen en persoonlijke informatie: Verwijdert auteursinformatie, laatst opgeslagen door, etc.
- Verborgen tekst: Opspoort tekst die als verborgen is gemarkeerd
- Kop- en voetteksten: Controleert op informatie in headers en footers
- Verborgen rijen en kolommen: Vindt verborgen inhoud in tabellen
- Verborgen werkbladen: Identificeert ingesloten Excel-gegevens
- Server-eigenschappen: Verwijdert serverinformatie zoals bestandslocaties
3. Uitvoeren van de inspectie
- Vink de categorieën aan die je wilt controleren
- Klik op Inspecteren om de analyse te starten
- Word zal een grondige scan uitvoeren van je document
4. Resultaten bekijken en actie ondernemen
- Na de inspectie toont Word een overzicht van alle gevonden items per categorie
- Bij elke categorie waar iets is gevonden, heb je de optie om deze informatie te verwijderen
- Klik op Alles verwijderen naast de categorieën waarvan je de inhoud wilt wissen
5. Document opslaan
- Na het verwijderen van de gevoelige informatie, sla je het document op
- Gebruik bij voorkeur Opslaan als en geef het bestand een nieuwe naam om het origineel intact te houden
Tips voor effectief gebruik van Document Inspector
- Maak het een gewoonte: Gebruik Document Inspector standaard voordat je juridische documenten deelt met cliënten of tegenpartijen
- Bewaar het origineel: Werk met een kopie zodat je nog toegang hebt tot de verwijderde informatie in het originele document
- Wees grondig: Controleer alle categorieën om zeker te zijn dat er geen gevoelige informatie achterblijft
- Na grote bewerkingen opnieuw uitvoeren: Als je document na inspectie nog significant bewerkt, voer dan opnieuw een inspectie uit voor het delen
Aandachtspunten
- Onomkeerbaar proces: Het verwijderen van informatie via Document Inspector kan niet ongedaan worden gemaakt
- Niet allesomvattend: Hoewel grondig, kan Document Inspector niet alle mogelijke metadata vinden
- Windows-exclusief: Mac-gebruikers hebben geen toegang tot de volledige Document Inspector-functionaliteit
Door Document Inspector te gebruiken voordat je juridische documenten deelt, bescherm je niet alleen gevoelige informatie maar behoud je ook je professionele reputatie. Het is een snelle en effectieve manier om te zorgen dat alleen de informatie die gedeeld mag worden, ook daadwerkelijk wordt gedeeld.