Introductie
Je hebt uren besteed aan het perfect opmaken van een juridisch document. De lettertypes zijn zorgvuldig gekozen om indruk te maken en de informatie helder over te brengen. Maar wanneer de ontvanger het document opent, ziet het er compleet anders uit omdat die persoon de gebruikte lettertypen niet op zijn computer heeft geïnstalleerd. Word vervangt deze automatisch door standaardlettertypen, wat je zorgvuldig ontworpen document volledig kan verstoren.
De oplossing voor dit probleem is lettertypen insluiten. Deze functie zorgt ervoor dat de lettertypen die je gebruikt hebt worden opgeslagen binnen het document zelf, zodat de ontvanger het document precies zo ziet als jij het hebt gemaakt, ongeacht welke lettertypen op hun systeem staan.
Stap-voor-stap handleiding voor het insluiten van lettertypen
1. Word-opties openen
- Voor Windows: Ga naar Bestand > Opties
- Voor Mac: Ga naar Word > Voorkeuren
- Dit opent een venster met alle instellingen voor het programma
2. Lettertype-instellingen vinden
- Voor Windows: Klik op Opslaan in het linkermenu
- Voor Mac: Selecteer het tabblad Opslaan
- Hier vind je alle opties die te maken hebben met het opslaan van documenten
3. Lettertypen insluiten activeren
- Zoek naar de optie Lettertypen in het bestand insluiten
- Vink deze optie aan om lettertypen toe te voegen aan je document
- Er worden twee sub-opties weergegeven:
- Alleen de tekens insluiten die in het document worden gebruikt: Bespaart ruimte maar werkt alleen goed als het document niet verder wordt bewerkt
- Systeemlettertypen niet insluiten: Voorkomt dat standaardlettertypen worden ingesloten, wat de bestandsgrootte beperkt
4. Kies de juiste insluitoptie
- Voor documenten die nog bewerkt worden: selecteer volledige insluiting zonder de sub-opties aan te vinken
- Voor definitieve documenten: kies “Alleen de tekens insluiten die in het document worden gebruikt” om de bestandsgrootte te beperken
5. Document opslaan met ingesloten lettertypen
- Ga naar Bestand > Opslaan als
- Kies een locatie en bestandsformaat (bij voorkeur .docx)
- Klik op Opslaan
Gebruik in PowerPoint
Deze functie werkt ook in PowerPoint, wat ideaal is voor presentaties die op andere computers worden weergegeven:
- Volg dezelfde stappen als hierboven beschreven
- Vooral belangrijk voor presentaties die je niet zelf presenteert maar door anderen worden gebruikt
Tips en probleemoplossing
-
Bestandsgrootte: Het insluiten van lettertypen vergroot de bestandsgrootte. Als dit een probleem is, overweeg dan om alleen de gebruikte tekens in te sluiten.
-
Licentiebeperkingen: Sommige lettertypen hebben licentierestricties die insluiting kunnen beperken. Controleer bij commerciële lettertypen of insluiting is toegestaan.
-
Compatibiliteit controleren: Test het document op een andere computer voordat je het naar cliënten of de rechtbank stuurt, om zeker te zijn dat de lettertypen correct worden weergegeven.
-
Standaardinstelling maken: Overweeg om lettertypen insluiten als standaardinstelling te maken als je vaak documenten deelt met anderen.
Door lettertypen in te sluiten in je Word-documenten en PowerPoint-presentaties, zorg je ervoor dat jouw zorgvuldig vormgegeven juridische documenten er bij iedereen hetzelfde uitzien. Dit zorgt niet alleen voor een consistente en professionele uitstraling, maar voorkomt ook mogelijke misverstanden door onbedoelde opmaakwijzigingen.